Actueel
Wat is uw databerg waard?
22 jul 2020
De databerg waar we allemaal mee te maken hebben groeit explosief. In mijn werk voer ik veel onderzoeken uit naar de databerg bij klanten en de impact op de business als deze berg niet meer bruikbaar is. We zien dat vooral het volume ongestructureerde data op filesystemen steeds harder groeit. Platgezegd zijn dit data in de vorm van documenten. Voor aanbieders van storage is dat geweldig nieuws, maar voor organisaties wordt het steeds lastiger deze berg te beheersen.
Waarde van de data
Het is misschien een open deur, maar de ervaring leert dat het overgrote deel van de documenten waarde hebben rond het tijdstip dat ze worden gecreëerd. Daarna vormen ze vrij snel uitsluitend een ballast voor de ICT organisatie. ICT die de documenten om emotionele redenen of compliancy redenen vanuit de business owners moet bewaren. Zij mogen immers uit zichtzelf nooit data weggooien, maar zijn wel verantwoordelijk voor de storagekosten.
Bij onderzoek op filesystemen kom je er vaak snel achter dat 70 tot 80% van data ouder dan een jaar gewoonweg niet meer wordt gebruikt. De business impact als deze data wegvalt is meestal laag.
Een tweede probleem van oude data op filesystemen is dat het niet duidelijk is wat de waarde is van de data. Data op filesystemen bevat nauwelijks metadata die de waarde, status of context van een document aangeeft. Daarom ontstaat er al snel een mix van betrouwbare en waardevolle informatie en onbetrouwbare en waardeloze informatie op de systemen. Wanneer de waarde van individuele documenten niet met zekerheid te bepalen is, daalt de waarde van de totale verzameling naar de prijs van de laagste kwaliteit. Met andere woorden: De berg oude data is in feite waardeloos.
Wat kan de business doen?
De bron van het probleem ligt bij de gebruikers van de data in de bedrijfs- en ondersteunende processen. Wanneer documenten belangrijk zijn moet de inhoud worden geborgd. Dit kan door documenten op sleutelmomenten in processen op te slaan in bijvoorbeeld Document Management Systemen of vast te leggen bij Transacties in ERP systemen. Door de toevoeging van metadata wordt de waarde van het document duidelijk. Daarbij zijn documenten veel eenvoudiger terug te vinden op de metadata. Voor overige documenten moet je bereid zijn om hiervan afscheid te nemen. Misschien helpt het besef data net is als een fles open wijn. In het begin geniet je er van, maar al snel vergaat de feestvreugde en kun je het beter door de gootsteen spoelen. Hoe vaak kijkt u zelf nog in oude documenten?
Wat kan ICT doen?
Biedt strenger information lifecycle management de oplossing? Moet je vooral doen als de AVG of andere wettelijke kaders dat eisen, maar als je data hard groeit, heeft dit weinig invloed op het probleem van de groeiende databerg. Ondertussen groeit de berg data maar door en nemen de kosten van het (dubbel) opslaan en borgen van de data maar toe. Tijd voor ICT om in ieder geval meer controle te gaan uitoefenen op de opslag van data.
Onderzoek eens welke data feitelijk dood is. Deze data kun je weghalen van je primaire systemen en lekker in een archief stoppen (die je op een andere manier borgt). Als iemand oude data terugzoekt kijkt hij (wellicht zonder het te weten) in het archief. OK, het ophalen duurt misschien een seconde langer, maar weinig gebruikers zullen dit echt door hebben. Ondertussen krijg je wel meer controle over je actieve data:
- Kosten van de dure primaire data opslag kunnen naar beneden.
- De doorlooptijd en omvang van de back-up daalt.
- Bij calamiteiten kun je primaire sneller je data terugzetten.
- Data op primaire systemen zijn sneller te vinden.
Nou genoeg stof om na te denken. Maar de kernvraag is: Wat is uw databerg waard?
Recent nieuws
Hier vind je recent nieuws en aankomende activiteiten.
